Alle informatie die een potentiële koper nodig heeft voor het uitbrengen van een goed bod, zit in de dataroom. Uiteraard kan een geïnteresseerde alleen toegang krijgen, nadat hij de NDA heeft geaccordeerd. De dataroom is eenvoudig in gebruik, zonder overbodige knoppen of functies. De eerste dataroom die je bezoekers zonder cursus kunnen gebruiken!
Als makelaar kan je in één keer een hele mappenstructuur in Vendr uploaden. Makkelijker kan niet.
Makelaar én kopers kunnen de inhoud van de dataroom per bestand of in zijn geheel downloaden, net als een index in eigen huisstijl van de makelaar.

Bij het opzetten van de dataroom hebben we het gebruiksgemak voor alle gebruikers centraal gesteld. Geen ingewikkelde dashboards of oerwoud van knoppen. Onze dataroom is intuitief. Iedereen kan meteen zijn weg vinden.

Bestanden uploaden

Als makelaar kan je in één simpele handeling bestanden uploaden vanuit je computer. Via de importeerfunctie upload je in een keer de hele mappenstructuur die je lokaal al hebt klaargezet. De hele structuur met mappen en submappen blijft daarbij exact hetzelfde (tot 5 niveau’s diep!). Om het je makkelijk te maken hebben we hier alvast een mappenstructuur voor je gemaakt die je gratis kan downloaden: Dataroom-mappenstructuur (ZIP-bestand). Ook hebben we een Due Diligence Checklist (PDF-bestand) die je kunt downloaden. Zo weet je precies welke relevante documenten je in de dataroom kunt opnemen.

Let op! Als je een hele mappenstructuur importeert, let er dan op dat je één map importeert met daarin alleen submappen. De submappen worden de hoofdmappen op Vendr. Zet daarom geen losse documenten in de hoofdfolder die je importeert. Dit zal resulteren in een foutmelding.

Mogelijke fouten bij het uploaden van bestanden

Als je tijdens het uploaden een foutmelding krijgt, dan kan dit een aantal oorzaken hebben:

• Het bestand dat je wilt uploaden is groter dan 250 MB. Verklein het bestand en plaats geen zip-bestanden (maar pak deze uit);
• Het bestand heeft een grootte van 0 kB / het bestand is beschadigd (corrupt). Vervang het bestand door een correct bestand;
• Het bestand is niet van een van de geaccepteerde bastandformaten (pdf, doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, jpg, jpeg, png, zip, dwg, tif, tiff, mp4, mov). Converteer het bestand naar een bestand dat wel is toegestaan;
• De existentie van het bestand is niet in overeenstemming met de structuur van het bestand (bijvoorbeeld wanneer een .exe bestand handmatig is gewijzigd naar .pdf). Vervang het bestand door een geldig bestand.

Bestanden downloaden

Het is voor gebruikers mogelijk om bestanden individueel of allemaal ineens te downloaden naar je eigen computer. Alle documenten die worden gedownload, worden automatisch gelogd in het transactielogboek. Van elk individueel document wordt nauwkeurig gelogd wie op welk tijdstip het document heeft gedownload. Ook voor de bulkdownload wordt dit per individueel document gelogd.

Nieuwe bestanden

Het is mogelijk om gedurende het proces nieuwe bestanden aan de dataroom toe te voegen. Alle gebruikers die op dat moment zijn toegelaten tot het project krijgen automatisch een e-mail, waarin zij geattendeerd worden op het feit dat er nieuwe informatie beschikbaar is. De e-mail wordt dagelijks om 09:00 uur uitgestuurd. Zo voorkomen we dat een gebruiker een stortvloed aan e-mails ontvangt, wanneer je als makelaar gedurende dag meerdere documenten toevoegt.

Wanneer een gebruiker vervolgens in Vendr inlogt, ziet hij aan de icoontjes precies waar de nieuwe bestanden staan en hoeveel dat er zijn.

Index

Zowel de gebruiker als de makelaar kan een index downloaden van alle bestanden die in de dataroom staan. Het overzicht wordt real time samengesteld en is in pdf-format te downloaden in de huisstijl van de makelaar.